工業資訊

   L夾

你的辦公桌是怎樣的狀態呢？資料是否擺得像一座小山？是否雜亂地堆放了現在用不到的東西，像是筆或紙張之類？

這些都是分散你集中力的原因，也就是說，除了手邊正在進行的工作，若有別的事物出現在你的眼簾，你就會有其它想法，像是： 「對了！這也是這星期之內要完成的案子」等等。

在行為科學管理的領域中，我們將 「桌上不放置所有與現在工作無關的物品」視為最佳辦事環境。因此，請將桌上的物品一個一個拿在手上，確認一下它們是否真的有放在桌上的必要。將每一樣辦公桌上的物品拿在手上，並問自己：「現在真的有用到這個東西嗎？」這樣必能減少桌上的物品。

利用 「固定位置」，決定物品的擺放位置

將桌面收拾整齊最重要的關鍵，就是「物品有固定的擺放位置」。你桌上的物品有固定的位置嗎？

「咦？釘書機放在哪了？」如果每次要使用物品都需要先找尋一番，那工作一定常常被迫中斷、不太順遂。這時候，若使用 「固定位置」，就能一口氣解決這類煩惱。

「固定位置」的做法很簡單。首先，思考你使用物品的習慣，並且在桌面上、抽屜裡放置你的用具，直到你覺得 「變整齊了」、「工作更方便了」的時候，用相機將桌面或抽屜拍照，並列印出來。然後，每次都將使用完的用品，放回照片中的位置，這樣就能一直維持桌面的整潔。

使用透明L夾，並用顏色區分紙類資料

整理文件櫃中，最重要的就是紙類的文件。善用顏色區分，就可以一目了然。

要整理文件櫃，建議搭配使用文件架及文件夾。首先，請大致區分資料的總類，例如，若從事業務類工作，或許可將文件分為 「客戶名單」、 「企畫書」、 「報價單」等三大類。

這時，請先準備三種不同顏色的文件架，接著，將要放進文件架的文件，以公司分類，放入透明的L型資料夾（或稱L夾），然後貼上公司名稱的貼紙。

或者是在透明文件夾上，貼上顏色貼紙也是一個好方法。只要先決定好辨識規則，比如現有客戶用紅色貼紙、新客戶用藍色貼紙等等，在必要的時候就能夠輕易地區分出來。利用不同顏色資料夾的整理方法，就能大量減少尋找文件或資料的時間。

Orignal From: 要成為一名行動派 善用L型資料夾 收拾整理身邊的環境 是基本中的基本